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ABCDE时间管理法并非一个明确的“第几代”时间管理法的标签,但从其理念和应用来看,它属于强调任务优先级管理的方法。这种方法通常与第三代时间管理理论中的某些元素相吻合,特别是关于任务分类和优先级设定的部分。
与ABCDE时间管理法相近的是ABCD法则(第三代时间管理理论),该法则也是将任务分为四个等级:A类(紧急且重要)、B类(重要但不紧急)、C类(紧急但不重要)、D类(既不紧急也不重要)。从这一点上看,ABCDE时间管理法可能是在ABCD法则的基础上进一步细化或调整,加入了E类任务(可能表示可以委派或推迟的任务)。
与四象限时间管理法相比,ABCDE时间管理法并没有“OUT”或过时。事实上,这两种方法各有其优点和适用场景。
四象限时间管理法是由美国管理学家科维提出的,它将工作按照重要和紧急两个不同的维度进行了划分,分为四个“象限”:紧急且重要、重要但不紧急、紧急但不重要、不紧急也不重要。这种方法提供了一个直观的框架,帮助人们快速识别任务的优先级,并据此制定行动计划。
相比之下,ABCDE时间管理法和ABCD法则更注重对任务的具体分类和优先级设定,提供了更详细的指导。它们可以根据个人的实际情况和需求进行灵活调整,从而更好地满足个性化的时间管理需求。
因此,无论是ABCDE时间管理法、还是四象限时间管理法,它们都是有效的时间管理工具,可以根据不同的场景和需求进行选择和应用。重要的是要找到最适合自己的时间管理方法,并持续进行实践和调整,以达到最佳的时间管理效果。
要升职的迹象(表明你已经做好了升职的准备)
推荐书籍:《搞定3》
整理编辑:时光Tina
全文共计:2423字
预计阅读时长:7分钟
GTD是什么?
GTD就是Getting Things Done的缩写,意思是“把需要做的事情处理好”,是一个必须要学习并且使用的管理时间方法。众多时间管理的书籍,都是基于GTD的思路衍生出来的。所以如果要学习时间管理,戴维艾伦的这本《搞定》是首推的必读书目。
GTD的核心理念概括就是必须记录下来所有要做的事,然后整理安排并使自己一一去执行。GTD的五个核心原则是: 收集、整理、组织、回顾、执行 。为了方便记忆,我把五个核心原则归纳为GTD三步法。
第一步:清空你的大脑内存(收集、整理)
第二步:把任何任务和项目具体成行动(组织)
第三步:执行并且回顾(回顾、执行)
GTD的核心理念在于清空大脑,然后一步步按照设定的路线去努力执行。
只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。
GTD的三步法
第一步:清空你的大脑内存
为什么要清空你的大脑内存?
蔡加尼克效应
蔡格尼克记忆效应(Zeigarnik effect),指人们对于尚未处理完的事情,比已处理完成的事情印象更加深刻。是指人们天生有一种办事有始有终的驱动力,人们之所以会忘记已完成的工作,是因为欲完成的动机已经得到满足;如果工作尚未完成,这同一动机便使他对此留下深刻印象。
因为蔡加尼克效应的存在,大脑更容易记住那些未完成的任务,并且牵扯着我们的注意力。压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。
一、收集
GTD的第一件事,是收集。
收集指,把任何需要跟踪处理的事情都放在“收集箱”,用外接硬盘去处理,而不是用自己的大脑去处理信息。
特别提醒,这里的事物收集包含所有需要处理的事情,工作只是一小部门,事物包括给父母打电话,家里要买卫生纸,朋友的生日等所有你将处理的项目和琐事。
二、整理
把所有事件收集起来后,第二个步骤就是整理,这里整理使用三个原则。包括:两分钟原则、四象限整理法、每日事物处理的1-3-5规则。
两分钟原则
任何事情如果花的时间少于两分钟,那么马上就去做。两分钟是一个分水岭,这样的时间和正式地推迟一个动作所花的时间差不多。
四象限标准法
常用的四象限时间管理方法,按事件的紧急程度和重要程度,把所有事项分到了四个象限。第一象限:既紧急又重要;第二象限:重要而不紧急;第三象限:紧急但不重要;第四象限:既不紧急也不重要。
在对待办事项的整理过程中, 紧急且重要 的事情优先解决,马上做;
对于 重要但不紧急 的事情,需要重点投资,有计划的去做;
对于 紧急但不重要 的事情看是否可以授权给别人去做;
最后一种, 不重要不紧急 的事情,需要思考是否可以减少甚至不去做;
1-3-5规则
在使用2分钟法则和四象限法则后,做每日计划时,可以遵循1-3-5规则。
每天列出所有你需要做的事,然后,你 每天的目标就是完成1件大事,3件不大不小的事,以及5件小事 。千万不要高估自己的能力,根据数据统计,人每天处理三件重要的事,已经可以称之为高效了。
在结束一天的工作时,你要界定好第二天的1-3-5,这样你就做好了准备,第二天早上可以立即可以进入工作状态。
工作流程如下:
第二步:把任何任务和项目具体成行动
不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该做什么。
三、组织
在把事件做了初步整理后(处理完2分钟搞定的项目,删除不需要做的项目;委派别人可以代为处理的项目和事件后),我们可以把项目根据分类放入以下三个清单。
(A)下一步行动清单
(B)等待清单
(C)将来/可能清单
(A)下一步行动清单
单一事件可以直接列入行动清单;
如果一个事件可能涉及很多的步骤和行动,我们称之为“项目”。
虽然步骤很多,但是其中一定会有你需要首先去做的事情,这样的事情就应该被记录在“下一步行动”列表上。
然后我们使用跟踪以及周期性的回顾来确保每个项目都有一个下一步的行动进行下去。
(B)等待清单
等待清单的事件指,现有资源不足以支持采取下一步行动,事件要不需要他人协助,要不需要等待外部事件和资源。
针对等待清单事件,应当在你的系统当中跟踪以及定期检查是否已经可以采取行动或者需要发出一个提醒。
(C)将来/可能清单
这些事情你需要在某个点去做,但是不是马上。例如:“学习英文”,或者“出国旅游”等。
可以在你的清单账户中,设定一个愿望清单,把你所有想实现的愿望都记录下来,放到愿望清单里。适时回顾并且完成。
第三步:执行并且回顾
四、执行
如果你把你的时间都花在组织工作,而不是做它们,那么所有的GTD系统都是不好用的!
做比想重要,先完成再完美 !!
五、回顾
按日回顾、周回顾、月回顾来总结GTD系统
一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。
人生蓝图规划
我们如果我在更长的时间维度对我们的时间进行规划,只陷入每日、每月的具体事物处理过程中,容易出现只见树木不见森林的窘境。很多时候的忙,在一定程度上是瞎忙,无效的忙碌。
因此,人生蓝图的规划显得尤为重要。
作者把人生蓝图规划按照飞行高度分为五个维度:
五万英尺以上(宗旨和价值观)
四万英尺(3-5年的愿景规划)
三万英尺(1-2年的目标)
二万英尺(具体目标构成的关注和职责范围)
一万英尺(行动)
优先级自上而下排列。
也就是说,你的宗旨和价值观决定你的愿景,构想导出具体目标,具体目标构成关注和职责范围。它们共同引出项目,项目要求通过行动来完成。
因为人生蓝图制定,涉及概念及工具比较多,下篇文章会具体解释说明,逻辑框架可以先看以下吐血整理的思维导图。
首发于微信公众号:职场木沐说(ID: mumushuo2017)
当身边同事获得升职提拔时,你是不是总有些不是滋味,既羡慕别人的一步登天,成为经理;又有点嫉妒和不平,想不明白自己也差不到哪去,为什么升职的却是别人?
其实你看到的不过是表象和结果,你可能根本没留意过,这些人其实在真正被提拔之前,身上早已流露出了4种快要升迁的迹象,而这些正是你所缺失的。
这4种迹象到底是什么?为什么具备了这4方面,就可以被重用呢?
01
当你是一个问题解决者......
不少人一遇到问题就发愁,习惯性地将问题丢给领导,同事或者其他部门,成为典型的“伸手党”。
相反,却有一些人会因为遇到挑战而兴奋不已,因为通过自己的努力克服困难,解决难题会让他们获得极大的成就感和满足感。
遇到难题时,他们不慌不忙,沉下心来,认真对待,好好分析难点和突破口在哪里,而非将问题直接扔给他人或者拖延推诿。
这种人解决问题的思路一般是:
把工作按照轻重缓急进行排序,从重要性和紧急性两个维度进行权衡取舍,让工作有条不紊地开展;
不受固有的思维所限,换一种方式甚至只是换一种做事的顺序,困难就会迎刃而解;
当一个问题反复出现时,就要追踪到问题的根源,找出真正的原因,而不是只留于表面,头疼医头,脚疼医脚;
随时总结复盘,避免再犯同样的错误,并总结成功经验和方法;
不依赖于单打独斗,善于协调和整合资源,为解决问题充分动用各方力量达成目标;
定期向领导请示汇报,获得上司的许可和支持。
一个积极而优秀的问题解决者,永远不会只带给上司令人难缠,没有结果的问题,他们一定会给出具体可执行的解决方案。他们的出现,通常意味着带来好消息和好结果。
如果你总能帮助领导解决难题,并自信而积极地展现自己解决问题的能力,给人留下“任何工作交到ta手中,都很靠谱又放心”的印象,那你离升职真的不远了。
02
当你开始尝试小的管理机会......
在还没有升职前,你其实可以抓住一些“非正式”的机会锻炼领导才能。
首先, 向领导表明愿意承担更多的责任/工作的意向,以协助ta完成部分管理工作 ,如:
给新员工进行入职培训
带领和管理部门实习生
主持和牵头召开一些会议
在一些跨部门项目中起领导/牵头作用
我就有过这方面的亲身经历。
刚入职场前几年,总觉得自己工作量不饱满,没意思,就主动跟领导说希望承当更挑战性的工作。
当时的领导非常开明,让我好好思考如何才能提高部门的工作效率。
接到任务,当时既惶恐又兴奋,这还真的倒逼自己迅速熟悉部门整体业务,目前状况,存在问题,以及可提升效率的空间在哪。
通过跟同事聊天交流,收集信息,分析数据,几个星期忙下来,我交给领导厚厚的一份报告。
领导虽然提了不少完善的意见,但不可否认的是,他对一个新人能够将任务完成到这种程度,是相当满意和认可的。
其次,除了向直接领导争取机会,你也可以在公司层面寻找锻炼领导能力并提高曝光度的机会 ,比如:
参与公司活动的组织和策划,成为志愿者和组织者(eg,聚会,晚宴,年会,家庭日等)
申请成为公司工会成员
申请成为公司业余俱乐部/协会的主席
通过以上这些小的管理活动,你获得了更多在上司面前展示自己领导能力的机会,必然逐渐加深在他们心目中的印象和好感度,也增加了未来你被委派承担更重要和更挑战的工作的可能性。
此时的你,顺理成章该被提拔了。
03
而是整个公司 ......
扪心自问,你自己是不是那种“各人自扫门前雪,莫管他人瓦上霜”的人? 眼睛只盯着自己岗位的那点事,完全不关心其他部门甚至公司在发生什么?
对于有心升迁的人来说,这是万万不可取的。
没有充分了解各部门的职责分工以及公司的方向,政策和流程,就无法充分协调和利用公司资源,做出合理的决策,更好地帮助自己和部门达成目标,更何谈成为一名合格的管理者?还想什么进一步升职呢?
以下信息是想要获得升职的你,必须完成的功课:
公司基本情况:
比如公司的愿景,目标和战略;主营业务单元,销售业绩;最近年报,竞争对手概况,公司优劣势,机会挑战等
公司主要部门情况:
业务和职责范围,组织架构,负责人员,重大项目及进展
你可以从如下途径获取这些信息:
新员工入职时的培训资料
公司内网,公共盘,文档库
参与会议时,发言人的文件
仔细分析上司分享传达的文件
掌握这些信息,就能促使你站在全局的角度,通盘统筹和考量,来协助部门领导考虑问题,如何使公司利益最大化,而非局限在小团体利益的狭隘视角上。
当领导发现你和其他同事不一样,尤其在视野和格局上更胜一筹,并能站在ta的角度思考和规划,一定会很开心有你这样的得力帮手。
04
当你以职业经理人的专业精神
要求自己 ......
如果上述3个方面,你都做得不错,真的已经为升职做好准备,但在那之前,请务必确保你已经在以职业经理人的专业精神要求自己。比如尽量避免以下情形的发生:
完成工作超过截止期限(deadline)
忘记及时回复邮件
八卦公司其他同事
牢骚满腹,怨气冲天
对公司出现的那些看上去不公平或者不合理现象,要学会用积极和正向的态度,详细了解真实的原因和背景,然后用合适的方式提出合理化建议,你就会成为每个人都愿意接近的、充满正能量的人。
每天元气满满,与人为善,不传播小道消息,获得同事的信赖,你自然会赢得大家的尊重和欣赏,当然包括领导的青睐和赞许。
写在最后:
当然,一个人是否能够顺利升职还需要点运气,但是上述4个方面的基本素质却是硬功夫,真功夫,是将你区别为一个路人还是明星员工的重要标准。
此时 你需要让上司看到并感受到你无时不在流露着领导般的潜质,比如责任心,格局观,行动力和担当精神等,并用实力向他们证明,如果把你放到领导岗位,一定会为公司创造更大的价值。
升职的路也许不是一朝一夕,但当你做好了这些准备,机会一旦来临,你一定就是那个Mr.(Ms.) Right,不是吗?
— THE END —
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